Soy un tipo de pésima memoria. Nunca pude descifrar de que manera los recuerdos (de cosas importantes) aparecen en mi cabeza. Puedo olvidar cosas sencillas o importantes con la misma facilidad.

Es por eso que no me quedó otra cosa que ir buscando maneras de organizar mis recuerdos para que no afectara con mi vida, personal y laboral.

Por suerte en los ultimos años, la tecnología está ayudando mucho, y la convergencia de los dispositivos y plataformas más aun.

 

 

Las Citas

Lo peor para olvidar son las citas. Porque simplemente olvidarse de una reunión puede significar lisa y llanamente perder un cliente.

A los usuarios de MAC la cosa le resulta más sencilla, con iCal, se puede tener una gestión de las citas formidable. Personalmente nunca intento acordarme de las citas yo solo y tengo la conducta de anotarlas todas. Aunque no nos olvidemos que tenemos determinada reunión, lo que nos puede pasar es que olvidemos o confundamos la hora, el lugar, etc.

Es por eso que recomiendo anotar esos datos al momento de generar la cita. Con quien nos vamos a reunir, que debemos preparar para la reunión, la hora y el lugar son datos indispensables.

Dependiendo del lugar, y el tiempo que nos tome llegar vamos a poner el recordatorio.

 

Los contactos

Tener una agenda completa puede ayudarnos mucho. Existe mucho soft para esto y mucho soft gratuito. Otra vez, los usuarios de mac disponemos de una herramienta maravillosa como es Agenda. Otra vez la misma recomendación. Pongamos todos los datos que tengamos, actualizemos en el momento los datos que cambien.

Al momento de agregar un contacto tratemos de averiguar los datos de contacto que nos falten. Nunca será mal visto un mail pidiendolos si fuera necesario.

 

Las Tareas

Toda la organización del trabajo la hago mediante tareas. Divido los proyectos en tareas y eso me ayuda a no olvidar ningún detalle. Acá es un tema de comodidad. Una libreta puede ser suficiente para llevar el control de nuestras tareas.

No dejen de anotar nada. Mandar un mail es una tarea, hacer una llamada es una tarea.

Llevar un control escrito ayuda muchisimo a la organización del trabajo, ver las cosas anotadas es muy diferente a tenerlas en la cabeza. Visualmente es mucho más fácil poder ver por ejemplo que debemos enviar un mail, pero antes hacer un JPG de x trabajo para enviarlo.

De nuevo. Los usuarios de MAC tienen otra herramienta de iCal para llevar las tareas. Existe además un widget del dashboard para tener las tareas siempre a mano y aplicaciones de terceros que muestran las tareas (siempre de la base de datos de iCal)

 

La movilidad

Estamos en la época de los gadgets, de los dispositivos móviles, de las palm, de los smartphones, de notebooks. Aca depende mucho de cada uno, de como se sienta cómodo. Yo por ejemplo necesitaba un teléfono con el cual llevar toda mi información personal conmigo.

Si estás la mayor parte del tiempo en una oficina seguramente no lo necesites, pero es impresindible si nos movemos de un lado para el otro todo el tiempo.

 

La sincronización

Sincronizar las citas, sincronizar los contactos entre nuestros dispositivos de manera automática es indispensable. Si tuvieramos que hacerlo de forma manual nos volveríamos locos y dejaría de ser eficiente.

En mi caso, sincronizo 3 dispositivos. Lo hago a través de internet y les recomiendo un artículo de un amigo de la casa sobre este tema.

 

El trabajo diario

La experiencia te da la capacidad de saber priorizar las cosas. Tener las cosas anotadas me resulta sumamente útil para poder asignar esas prioridades.

Además si trabajás con otras personas, el tener las tareas registradas nos ayuda a poder asignarlas a diferentes personas y seguir su evolución.

Cada uno puede tener un método específico para ordenar su trabajo. Mis dos consejos son. Subdivide las tareas. Mantén registro de todas las tareas, citas y contactos. Es mejor empezar a hacerlo cuando tenemos poco trabajo, que encontrarnos desbordados de trabajo y ahi si, olvidar las cosas.

 

Datos Financieros

Les guste o no, mientras no podamos pagar para que alguien lo haga, debemos llevarla nosotros. Hay que ser muy ordenados al llevar los números. Los pagos, las fechas de cobro, nuestras deudas.

Existe infinidad de soft para gestionar el aspecto financiero de nuestro negocio, pero podríamos realizarlo con cualquier planilla de datos (como la de google docs docs.google.com)

 

Herramientas

MAC. Perdón a los usuarios Windows.

 

iCal, funcional, sencillo, adaptable y perfectamente diseñado. Permite llevar nuestro calendario y nuestras tareas.

 

Anxiety. Un soft que despliega las tareas (de la base de datos de iCal). Puede ser configurado para funcionar como un programa normal (en el dock) o como un icóno en el menú.

 

 

Agenda. (viene con Mac OS) También incluída en mac OS es perfecta para llevar todos nuestros contactos. Se integra perfectamente con Mail. Además permite sincronización con servidores Exchange o cuentas .Mac

 

iProcrastinate. Con una interface realmente sencilla, permite gestionar diferentes proyectos que incluyan diferentes tareas. Asignación visual de prioridades, notas para cada proyecto o tarea.

 

 

To Do Widget. (freeware) Para quienes usan el Dashboard. Tranquilos. El tipo de letra se puede cambiar. Está totalmente integrado con las tareas de iCal.

 

 

iCompta. (freeware) Una aplicación gratuita para el control de cuentas. No es muy completo pero puede servirnos. Con ella podemos manejar diferentes cuentas y los movimientos que se realizen. Está pensado para cuentas bancarias, pero con imaginación pdríamos manejar las cuentas de nuestros clientes.

 

 

Billings. (U$S 59) Es un soft que me gustaría comprar. Es una excelente opción para realizar y posteriormente seguir los presupuestos. Se basa en generar proyectos para cada cliente y de acuerdo a las tareas que podemos especificar, el precio que cobraremos por ella, generar un presupuesto al cliente. Estos presupuestos, pueden ser aceptados o no, y después hacerle un seguimiento a los aceptados.

 

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